結婚式二次会準備マニュアル -新郎新婦/幹事編-

この記事では、結婚式の後に開催する二次会について、「式場を決めて次は二次会会場」という新郎新婦や、「新郎新婦から幹事を任命された方が二次会の準備を行おうと思うけど何からすれば良いかわからない」という幹事の方が、二次会の準備を行う上で参考になるよう順を追って準備手順を紹介します。

テーマの決定
招待客リストアップ
会場選び
会費決定
分担決定
スケジュールの共有
衣装決定
余興依頼
まとめ

テーマの決定

「テーマ」と聞いてもいまいちピンと来ないかもしれませんが、結婚式でも結婚式二次会でも「テーマ」を明確にしておく事で、様々な決定事項の判断材料になります。

要は新郎新婦が結婚式二次会で何を重要視し、どんな二次会にしたいかをキーワードを決めて、夫婦で共有しテーマに沿って準備を進めていくようにして下さい。

なぜテーマを決めておく必要があるかというと、新郎新婦互いの想いやイメージを明確なキーワードで共有しておかないと、「こんな二次会にしたい」という想いがすれ違い揉め事の元になる可能性がある為です。

これは二次会幹事を立てる場合でも同様で、新郎新婦のテーマをキーワードで伝えておく事で、幹事もイメージの共有が出来ます。

テーマによって、料理、余興、BGM、プラグラム等を考える際にも、「テーマに沿っているか」という事が１つの判断指標になります。

結婚式の例になりますが「テーマ」に関する記事を以下で紹介していますので参考にしてみて下さい。

新郎新婦が結婚式の準備で最初に会話すべき5つのポイント

この記事では、結婚式の準備を始める新郎新婦がまず最初に会話すべきポイントを5つご紹介します。プロポーズされたけど何から準備すれば良いか分からないと悩まれる方は多いと思います。他にも準備を進めていくと、結婚相手が協力的では無いケースや、進

招待客リストアップ

結婚式は親族や会社の上司が居て、緊張するような格式ばったイメージがありますが、二次会では普段仲の良い友人や久しぶりに会う昔の友人に囲まれたパーティースタイルの二次会が多いですね。

元々は新郎新婦の友人が二人の結婚を祝う為の集いから二次会が始まったようですが、式場の収容人数や両家の人数から、挙式/披露宴に招くことが出来なかった友人にも晴れ姿を見てもらいたいという新郎新婦の想いから、お披露目の場として二次会を行うケースがほとんどかと思います。

私達も挙式でリストアップした招待客から親族や会社の上司を除き、人数の都合上呼べなかった友人を呼んで二次会を行いました。

特に「二次会会場は絶対ここで行いたい」と会場を決めている場合は、会場の収容人数から招待客を決めていただければ良いですが、会場が決まっている場合でも下見見学時は暫定の人数を把握しておく必要があります。

多くの場合は何件か会場を見学して決める場合が多いと思いますので、下見見学時により具体的なイメージが出来るよう暫定の人数把握の為にも、挙式/披露宴の招待客を決める際に合わせて二次会の招待客もリストアップするようにしていただければ良いと思います。

どこまで招待するか迷われる方も多いと思いますが、特に決まりがあるわけでもありませんので、事前に決めたテーマから夫婦で会話していただければと思います。

但し二次会だけ参加いただく場合、遠方のゲストには金銭面や時間面で出来る限り配慮するよう注意して下さい。

会場選び

結婚式場とは異なり、結婚式二次会の為だけに営業している店舗は少ないと思います。よって、普段カフェとして営業している店舗を探すケースが多いのではないでしょうか。

二次会慣れしているようなパーティープランのある店舗であれば良いですが、結婚式場に比べ自由度が高い分、選ぶ際のポイントが多く存在します。

そんな会場選びについて、会場のリストアップから下見見学、会場決定までのポイントを順に紹介します。

会場リストアップ

まずは、二次会会場の候補を幾つかリストアップしましょう。

会場をリストアップする際の主要な観点は以下です。

会場をリストアップする際の主要な観点

【目的】テーマを実現出来る会場か(雰囲気やスタイル)
【日時】既に決めている挙式日で空きがあるか
【場所】式場からのアクセスはどうか
【人数】収容人数はどれくらいか
【費用】会場料金や飲食代は幾らか
【設備】会場レイアウト/既存設備はどうか

リストアップしたら会場の情報を横並びにして比較/ベンチマークしてみて下さい。上記のような情報を一覧にする事で同じ情報を見ながら夫婦で判断する事が出来ます。

下見見学

会場をリストアップしたら下見見学予約をしましょう。具体的な時期としては挙式の３～４カ月前と言われていますが、良い日取りで考えておられる場合は半年前から抑える方もおられますので、出来る限り早めに見学する事をお勧めします。

私達の下見見学スケジュールは以下の通りです。

日程

05月26日二次会会場下見見学　挙式のおよそ３カ月前
07月07日会場打合せ#1
08月11日会場打合せ#2
08月31日搬入
09月01日二次会当日

また、下見見学時は会場リストアップ時に抽出したポイントに対し、以下のような内容を確認下さい。

会場に確認

【スタイル】立食、半立食
【費用】当日成約、前払金、当日キャンセル料
　　　　追加料金、最低保証金
【設備】席の位置、テーブルや椅子の有無、持ち込み可否
　　　　チェキ本体、マイク本数、対応メディア(USB、HDMI等)
　　　　プロジェクターアスペクト比(４：３、1６：９）

自分達で確認

【場所】式場から実際に歩いてみる
【人数】想定している人数で十分な広さがあるか
【設備】余興を行う十分な広さがあるか
　　　　懐妊者の為に座るスペースが確保出来るか

会場決定

下見見学を終えると会場決定です。実際に会場を見てイメージ通りだったか夫婦で会話しましょう。会場にも拠りますが当日成約による特典プランを設けているところもありますので、下見見学当日に決めてしまうのが良いです。

私達は同日に２会場の下見見学を行う予定でしたが、１つ目の会場の担当者が「次の会場に行ってしまうと戻ってきてくれない」と思ったようで「私が下見見学キャンセルしておくから」と調整してくれました。

結婚式場とは異なりネットで調べた情報がそのままの費用であった事と、元々新婦希望の会場だった事、さらに担当者の方が気が合いそうだったので、特に２会場行って相見積をする事なく決めましたが、会場を迷われている方はとりあえず全ての会場を見て事前に調べた情報と雰囲気や広さ等がイメージ通りか確認するようにして下さい。

Hanayume(ハナユメ)×2次会くん