招待客リストの管理で入れるべき項目７選

この記事では、結婚式に参列いただく招待客に対して招待状は送ったか、当日の役割は連絡したか等、共有出来るような管理リストを作成する際に入れておくべき７つの項目を紹介します。

結婚式のように大勢と様々なやり取りをすると、誰に何を連絡したか、誰から連絡が来たかという事が頭の中だけでは分からなくなってきますし、もう一度聞くような事も失礼にあたります。

そのような事態を避ける為にも、招待客を決める段階から実際に私達の結婚式でも夫婦で共有して、このリストに従い管理を行っていました。

招待客管理リスト

では、実際の招待客管理リストから抜粋した表を確認下さい。

各項目について、順に説明いたします。

まずは、挙式/披露宴/二次会の出欠確認用の欄ですが、最初に新郎新婦で誰を呼びたいかリストアップし、各会への参加可否を入れていきます。

この段階では、まず参加して欲しい人の欄に〇を入れておき招待状の返信やLine等の連絡で挙式/披露宴/二次会それぞれの出席回答が来たら ● 、欠席回答なら×で上書きします。

これにより後に紹介する招待状の欄と合わせてタスクがどこまで進んでいるかも管理出来ます。

ここでは、参加して欲しい人へ招待状を発送する為に住所の確認や披露宴での受付や乾杯をお願いする方への事前連絡について依頼をしたか、回答が来たかを管理します。

特に住所は皆さんすぐ回答をくれれば良いですが、なかなか連絡をもらえない事もあります。

誰から連絡が来て、誰から連絡が来てないか事前連絡をしたら〇回答が来たら●で上書きする事で管理出来ます。

また、披露宴や二次会で受付や二次会の司会等を依頼する方に分かるよう役割を記載しておく事をお勧めします。後の御礼金額を決める際に分かり易くなります。

招待状の欄では、発送したか、返送が来たかだけを確認する欄です。発送したら〇を返送が来たら ● で上書きして下さい。

この返送が来た際に、挙式や披露宴の出席欄についても出席であれば ● で上書き、欠席であれば × で上書きします。

管理項目の中でも非常に重要です。招待状の返信にてアレルギーがある方には ● を付けます。直接、アレルギー食材を記載しても良いと思います。

御礼/御車代欄には渡す金額を決めて、記載します。御車代を考える際に式場からの距離で決める事が多いと思いますので住所の県名だけ横に記載しておくと管理し易いです。

挙式後に追加した項目としては、皆さんからいただいた祝儀の金額を管理する欄を設けました。

金額の把握や内祝いを検討する際に入れておくと良いです。

祝儀同様、挙式後に追加した項目として年賀状欄があります。招待状のように発送したら〇、返信が来たら● を入れて管理していました。喪中の方等、把握しておく為に使うと良いかと思います。

いかがだったでしょうか。

結婚式では、多くの決定事項と共に多くの管理事項もあります。
夫婦間でも情報共有しながら、漏れが無いよう管理していただければと思います。