結婚式の受付名簿を作成する際の５つのポイント

この記事では、結婚式の受付で使用する受付名簿を作成する際の５つのポイントを紹介します。

名簿上に名前がただ羅列されているだけでは、受付担当者も受付対応時に戸惑ってしまうケースがあります。

出来るだけスムーズな対応をしていただけるよう以下５つのポイントに注意して受付名簿を作成してみて下さい。

名簿はあいうえお順に

新郎新婦であれば出席者は自分の親族/知人/友人ですので、出席者の顔と名前が一致しています。
しかしながら受付担当者は新郎新婦の招待客全員を把握しているわけではありません。

よって受付対応時、初めて逢う方の名前を確認し受付名簿の一覧から名前を探す必要があります。

この時、時間帯に拠っては一度に多くの方が受付されるタイミングもありますので
受付担当者が困らないように名簿から名前をスムーズに探せるような工夫をしておきましょう。

まずは書き出した出席者の名前は上から名前の順に並び変えるようにして下さい。
学校の入学式や卒業式みたいですね。
あいうえお順になっているだけでも、格段に探しやすくなると思います

辞書のように頭文字欄を設置

あいうえお順に並べた後は、氏名の左側に苗字の頭文字を記載するようにして下さい。

単純に並べ替えただけに比べて、この欄を設けることで辞書の索引のようにより
一覧から氏名を見つけやすくする事が出来ます。

名字だけふりがな欄を設置

苗字の頭文字を記載した事で十分見つけやすくなったと思いますが
参列者の中には難しい漢字・音の方がおられる場合、受付担当者も戸惑ってしまう可能性があります。

その配慮として苗字の頭文字欄だけでなく、ふりがな欄も設けておくてより良いです。
受付担当者から改めて氏名を確認する場合にも「〇〇さんですね。」と氏名を誤る事が無くなります。

新郎・新婦の招待客は分けて一覧表に

ここまで、受付名簿に招待客を一覧にする際の手順をお伝えしてきましたが
新郎側、新婦側の受付名簿は分けて作成するようにして下さい。

披露宴会場の受付では基本的に新郎側と新婦側で
招待客の受付を分けるケースがほとんどかと思います。

新郎新婦の招待客をまとめて1枚の受付名簿にして、新郎側、新婦側の受付で
同じ紙を使用する事も出来ますが、招待客が多いと、一覧から名前を探すのも一苦労です。

さらに招待客が揃ったかどうか、非常に分かりにくくなってしまいますので
新郎側、新婦側の受付名簿は分けて作成する事をお薦めします。

備考欄に必要情報を

受付名簿では、まず出席者が親族なのか招待客なのか明確に表現しておきましょう。
私達の場合は備考欄に「親族」と記載していました。

また懐妊の方に配慮いただくよう、同じく備考欄に「懐妊」と記載しています。

さらに受付担当者が出席者を把握出来る事も重要ですが、それと同時に受付では
御礼代や御車代を渡すよう新郎新婦から依頼されるケースがあると思います。

渡す相手に拠り金額が異なると思いますので、間違えないように
用意した１つ１つの御礼代や御車代に付箋で氏名と番号を振って記載しておくと同時に
名簿にも該当する内容「御礼」「御車代」「振った番号」を記載するようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。

私達の場合、席次表や芳名帳に比べ受付名簿は会場打ち合わせでもあまり議論されませんでした。

書き方を少し工夫するだけですので、依頼する受付担当者が当日困らないように
ここで紹介した方法を参考にしてみて下さい。